Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung (korrekt: Betriebskostenabrechnung) ist die jährliche Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten durch den Vermieter. Sie muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen.

Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten

Nur Kosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind und im Mietvertrag vereinbart wurden, dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Dazu gehören laufende Kosten wie Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr und Gebäudeversicherung. Nicht umlagefähig sind Instandhaltung, Verwaltungskosten und Reparaturen.

Heizkosten: Verbrauchsabhängige Abrechnung

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt vor, dass Heizkosten und Warmwasser zu mindestens 50 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen (maximal 70 %). Der verbleibende Anteil wird nach Wohnfläche verteilt. Diese Regelung gilt zwingend — sie kann im Mietvertrag nicht abbedungen werden.

Formelle Anforderungen

Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

Abrechnungszeitraum: Maximal 12 Monate (meist Kalenderjahr)
Aufstellung der Gesamtkosten: Für jede Kostenart einzeln
Verteilerschlüssel: Nach welchem Maßstab die Kosten verteilt werden
Berechnung des Mieteranteils: Nachvollziehbare Berechnung
Abzug der Vorauszahlungen: Bereits geleistete Zahlungen

Fristen — die 3 wichtigen Zeiträume

Abrechnungsfrist (Vermieter): 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Nach Fristablauf kann der Vermieter keine Nachforderung mehr erheben (§ 556 Abs. 3 BGB).
Einwendungsfrist (Mieter): 12 Monate nach Zugang der Abrechnung zum Widerspruch (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).
Belegeinsicht: Der Mieter hat jederzeit das Recht, die zugrunde liegenden Belege einzusehen.

Praxistipp: Abrechnung prüfen

Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen sind: nicht umlagefähige Kosten (z.B. Reparaturen), falscher Verteilerschlüssel, fehlende Einzelaufstellungen oder verspätete Zustellung. Tipp: Mietervereine und Verbraucherzentralen bieten kostengünstige Prüfungen an (ca. 30–50 €).

Umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV (Auswahl)
Nr.	Kostenart	Umlagefähig?	Typischer Anteil
1	Grundsteuer	Ja	5–10 %
2	Wasserversorgung	Ja	5–8 %
3	Entwässerung (Abwasser)	Ja	3–5 %
4	Heizkosten	Ja (50–70 % verbrauchsabh.)	30–40 %
5	Warmwasser	Ja (50–70 % verbrauchsabh.)	5–10 %
6	Aufzug	Ja (auch EG)	3–5 %
7	Straßenreinigung / Müllabfuhr	Ja	3–7 %
8	Gebäudereinigung	Ja	2–4 %
9	Gartenpflege	Ja	1–3 %
10	Gebäudeversicherung	Ja	5–8 %
—	Instandhaltung / Reparaturen	Nein	—
—	Hausverwaltung	Nein	—

Wichtige Fristen bei der Nebenkostenabrechnung
Frist	Dauer	Rechtsgrundlage	Folge bei Versäumnis
Abrechnungszeitraum	Max. 12 Monate	§ 556 Abs. 3 BGB	Abrechnung unwirksam
Abrechnungsfrist	12 Monate nach Ende des Zeitraums	§ 556 Abs. 3 BGB	Nachforderung ausgeschlossen
Einwendungsfrist	12 Monate nach Zugang	§ 556 Abs. 3 BGB	Einwendungen ausgeschlossen
Belegeinsicht	Angemessene Frist	§ 259 BGB	Zahlungsverweigerung möglich

Rechtsgrundlage: § 556 BGB, BetrKV

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn der Vermieter die Abrechnungsfrist verpasst?

Wenn der Vermieter die 12-monatige Abrechnungsfrist versäumt (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), kann er keine Nachforderung mehr geltend machen — auch wenn die Abrechnung inhaltlich korrekt ist. Ein Guthaben des Mieters muss aber dennoch ausgezahlt werden. Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Muss der Vermieter mir die Belege zeigen?

Ja, der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht (§ 259 BGB). Der Vermieter muss dem Mieter ermöglichen, die Originalbelege (Rechnungen, Verträge, Abrechnungen der Versorger) einzusehen — in der Regel in seinen Geschäftsräumen. Alternativ kann der Vermieter Kopien zusenden.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Nicht umlagefähig sind insbesondere: Instandhaltung und Reparaturen, Verwaltungskosten (Hausverwaltung), Kosten für Leerstand, Zinsen für Bankdarlehen, Abschreibungen und einmalige Modernisierungskosten. Auch Kosten, die nicht im Mietvertrag vereinbart sind, dürfen nicht umgelegt werden.

Ist die Abrechnung nach Wohnfläche oder Verbrauch korrekt?

Bei Heizkosten und Warmwasser müssen 50–70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden (Heizkostenverordnung). Die übrigen 30–50 % werden nach Wohnfläche verteilt. Kalte Betriebskosten werden üblicherweise nach Wohnfläche oder Personenzahl umgelegt — der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein.

Was kann ich tun, wenn die Abrechnung falsch ist?

Sie haben 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Prüfen Sie: (1) Sind nur umlagefähige Kosten enthalten? (2) Stimmt der Verteilerschlüssel? (3) Ist der Abrechnungszeitraum korrekt? (4) Stimmen die Vorauszahlungen? Im Zweifel hilft der Mieterverein.